Контроль Исполнения Поручений
СОДЕРЖЕНИЕ Введение 4 1 Организация контроля за исполнением поручений 6 2 Цели и этапы контроля за исполнением поручений 7 3 Виды контроля за исполнением поручений 9 4 Способы контроля за исполнением поручений 10 4.1 Ручной способ контроля за исполнением поручений 11 4.2 Автоматизированный способ контроля за исполнением поручений 13 5 Задачи службы контроля 17 6 Основные этапы контроля за исполнением поручений 19 6.1 Первый этап: постановка поручения на контроль 19 6.2 Второй этап: проверка своевременности доведения поручения до конкретных исполнителей. 22 6.3 Третий этап: предварительная проверка и регулирование хода исполнения поручения 24 6.4 Четвертый этап: снятие поручения с контроля 28 6.5 Пятый этап: учет и обобщение результатов контроля исполнения поручений 29 Заключение 30 Список сокращений 32 Список литературы 33 Приложения 34. Введение Одной из важнейших функций управления является контроль за исполнением документов и принятых решений. Массив контрольных сведений входит в состав информационно-поисковой системы организации. Целью контроля является обеспечение своевременного и качественного исполнения поручений, зафиксированных в документах. Контролю подлежат все зарегистрированные документы. Работа по контролю за исполнением документов заключается в обязательном учете определенных категорий документов в соответствии с разработанным перечнем и по указанию руководства, систематическом наблюдении за их фактическим исполнением, принятии мер, способствующих своевременному исполнению, воздействии на непосредственных исполнителей с целью повышения исполнительской дисциплины, периодическом анализ результативности контроля для последующего исправления выявленных недостатков.
Критерием исполнения документа в каждом отдельном случае служит резолюция руководителя. При этом руководитель определяет те вопросы задания, по которым исполнители обязаны периодически ему докладывать. Контроль за исполнением документа возлагается на контрольную службу документационного обеспечения управления или же секретаря.
В структурных подразделениях контроль за исполнением документов осуществляет непосредственно руководитель подразделения или его секретарь. Эта тема актуальна, так как контроль за ходом исполнения документа улучшает работу предприятия, то есть повышает личную ответственность работников за порученное дело, а также для последующего исправления выявленных недочетов. Цель моей темы показать принципы и требования к организации контроля и исполнения документа, раскрыть необходимость осуществления контроля. 1 Организация контроля за исполнением поручений Контроль исполнения – совокупность действий, обеспечивающих своевременное исполнение документов В каждой организации руководители дают поручения своим сотрудникам. При этом для маленьких фирм характерно, что большинство поручений дается в устной форме. Предполагается, что руководитель отлично помнит о небольшом количестве заданий, выданных им, и может самостоятельно контролировать их исполнение. В крупных и средних организациях практически все поручения оформляются в письменной форме: в виде резолюций на документах или в виде содержания распорядительных документов.
Контроль исполнения поручений в документообороте. Данный материал посвящён различным аспектам ведения документооборота, учёта и планирования контактов. Описание и демо-версия программы для создания заданий сотрудникам и последующего контроля их выполнения. Контроль сроков исполнения документов - это совокупность действий, обеспечивающих своевременное исполнение документов и поручений.
В таких организациях количество поручений, как правило, достаточно велико. Поэтому ни один руководитель не в состоянии запомнить все выданные им поручения и самостоятельно проконтролировать их исполнение.
А некоторые «Неответственные» сотрудники, зная об этом, могут сознательно игнорировать поручения или забывать про некоторые из них, сдвигать сроки выполнения. А это в свою очередь приводит к падению исполнительской дисциплины и снижению эффективности деятельности организации.
На некоторых предприятиях доходит до того, что исполнители сами решают, какие им поручения нужно исполнять, а какие можно проигнорировать. Чтобы организовать контроль, сначала необходимо определить все процедуры, связанные с ним, права и обязанности сотрудников, а потом закрепить их во внутреннем нормативном документе.
Система контроля исполнения поручений - наглядный пример использования ipi.manager в качестве.
От того, насколько детально и полно будет описана и регламентирована система контроля, зависит эффективность дальнейшей работы. 2 Цели и этапы контроля за исполнением поручений Контроль за исполнением поручений представляет собой совокупность действий, целью которых является содействие своевременному и качественному исполнению поручений, обеспечение получения аналитической информации, необходимой для оценки деятельности структурных подразделений и конкретных сотрудников.
Данный термин возник недавно, а именно – в 2005 году, с появлением Типовых регламентов федеральных органов власти. До этого времени использовался другой термин – «контроль исполнения документов», который содержится в тексте ГОСТа Р 51141-98. Однако новый термин больше соответствует современным реалиям, так как поручения могут содержаться не только в тексте документов, но и в резолюциях руководителей, вынесенных на входящие или внутренние информационно-справочные документы.
Кроме того, в некоторых организациях поручения считаются особым видом документов. Исходя из определения термина «контроль за исполнением поручений», можно выделить два вида контроля: - контроль по существу выполнения поручений, предусматривающий оценку правильности, полноты выполнения поручений и осуществляемый самим руководителем организации или структурного подразделения. контроль над сроками исполнения поручений, включающий совокупность действий по обеспечению своевременного исполнения поручений. Данный вид контроля осуществляют сотрудники службы документационного обеспечения управления. Служба документационного обеспечения управления: - отслеживает и фиксирует ход фактического исполнения выданных поручений; - обобщает собранные данные и в формализованном виде доводит до руководства; - предлагает способы ускорения документопотоков и повышения исполнительской дисциплины. 3 Виды контроля за исполнением поручений Служба ДОУ должна осуществлять контроль в течение всего хода исполнения поручения и о результатах докладывать руководству. Существует несколько видов контроля: - предупредительный, осуществляется за день, неделю до определенного срока исполнения; - последующий, может проводиться еженедельно, ежемесячно, ежеквартально; - контроль по существу, оценка на сколько правильно и полно решен вопрос; - контроль за сроками, по указанию руководителя на контроль может быть взят любой документ.
4.1 Ручной способ контроля за исполнением поручений При ручном способе контроля используется картотечный ящик и специальные листы плотной бумаги или картона, на которых по установленной в организации форме записывают информацию о поручениях. Данные листы называют регистрационно-контрольными карточками. Форма РКК нормативно не закреплена, поэтому она может быть непосредственно определена в самой организации. Обычно данные карточки делают формата А5 (148 × 210 мм.) или А6 (105 × 148 мм.) (Приложение 1). В РКК при постановке поручения на контроль заносится информации о самом поручении и о документе, на основании которого данное поручение было создано. В процессе осуществления контроля в карточке могут фиксироваться сведения о результатах предварительной проверки исполнения поручения.
Информация о снятии поручения с контроля также отражается в РКК. Заполненные РКК расставляются по определенному правилу в картотечном ящике, который содержит 32 или 33 подвижных картонных или пластмассовых разделителя. Разделители с 1 по 31 используются для хранения РКК поручений, которые должны быть исполнены в текущем месяце. То есть РКК расставляют в соответствии со сроками исполнения, при этом каждую карточку кладут за разделитель с обозначением числа, на которое поручение должно быть исполнено. За 32-й разделитель ставят карточки на поручения, которые должны быть исполнены в следующем месяце или месяцах. В последних числах месяца РКК следующего месяца вынимают из-за 32 разделителя и расставляют их между 1 и 31 разделителями в соответствии со сроками исполнения.
История повествует о том как я провел лето на новогодних каникулах возвращал к жизни модем. Вступить в банду http Программатор CH341 http Программатор EZP2010 httpgot. Микросхемы флешпамяти. Будем делать за 10 минут самый простой программатор своими. Своими руками. Программатор для 25q32 своими руками.
При необходимости можно использовать и 33-й разделитель, размещая за ним РКК на поручения, которые должны быть исполнены в следующем году. Перед первым разделителем помещают карточки с просроченными сроком исполнения. Они хранятся там до тех пор, пока не будет указан новый, продленный срок исполнения. Используя РКК и картотечный ящик, которые в совокупности представляют сроковую картотеку, можно легко узнать, какие поручения должны быть исполнены в определенный день. При осуществлении контроля сотрудник, ответственный за его проведение, вынимает из картотеки РКК на поручения текущего дня (текущий контроль) и карточки на поручения, срок исполнения которых истекает через несколько дней (предупредительный контроль), и проверяет ход исполнения.
Для этого он может использовать как опрос по телефону, так и личный опрос. После снятия поручения с контроля РКК вынимается из сроковой картотеки и при необходимости помещается в справочную картотеку. Данный способ осуществления контроля за исполнением поручений достаточно прост. Однако сегодня его нельзя назвать ни эффективным, ни удобным. Используя сроковую картотеку, нельзя в автоматизированном режиме подготовить отче, быстро найти нужное поручение по любому из реквизитов (за исключением срока исполнения), приходится тратить время на общение с исполнителями в процессе проведения предварительного контроля. 4.2 Автоматизированный способ контроля за исполнением поручений Автоматизированный способ контроля можно реализовать с помощью различного программного обеспечения, как специализированного, так и нет.
К неспециализированному программному обеспечению, в первую очередь, можно отнести приложения Microsoft Office, например табличный процессор MS Excel или систему управления базами данным MS Access. Это самый простой и дешевый способ автоматизации. В табличной форме создается журнал, в колонках которого фиксируется та же информация, что и в бумажном РКК (Приложение 2). В таком журнале на каждое поручение заполняется одна строка таблицы. Если один документ содержит несколько поручений, то все они заводятся отдельными строками, просто некоторая информация в них будет дублироваться При этом возможна систематизации информации (фильтрации по ряду критериев) будут ограничены стандартными возможностями используемой программы. Но более эффективно и удобно осуществлять контроль за исполнением поручений с помощью специализированного программного обеспечения. Системы автоматизации делопроизводства и электронного документооборота обладают широким спектром функциональных возможностей.
Существуют два наиболее распространенных варианта: Вариант первый. В настоящее время системы автоматизации в достаточно большом количестве организаций установлены только на рабочих местах сотрудников службы ДОУ и ответственных за делопроизводство в структурных подразделениях. То есть сотрудники организации, являющиеся непосредственными исполнителями поручений, не имеют возможности работать в системе. В данном случае система автоматизации сопровождает традиционно принятый в организации бумажный документооборот, при этом упорядочивается. Технология делопроизводства и облегчается рутинные операции по обработке документов. При таком подходе могут автоматизироваться определенные функции делопроизводства: - регистрация документов; - поиск; - составление отчетов, а также - контроль за исполнением поручений.
При автоматизации контроля за исполнением поручений сотрудник, осуществляющий контроль, вводит информацию о поручении непосредственно в систему, а точнее – в электронную РКК, которая формируется в системе во время регистрации документа и содержит данные о документе и при необходимости – его электронную копию. Регистрировать документ может как отдельный сотрудник (при большом объеме документов и поручений), так и тот же человека, который вводит в систему информацию о поручении (при маленьком объеме документов и поручений). Обычно ввод информации в систему автоматизации занимает меньше времени, чем заполнение бумажной РКК и установка ее в сроковую картотеку. Система автоматизации позволяют на один документ, при необходимости, создать несколько поручений. Некоторые из систем также позволяют ограничить доступ пользователей к разным поручениям, созданным на основе одного документа.
Большинство система автоматизации, в отличие от сроковой картотеки, дает возможность быстро найти нужные поручения по любым реквизитам или любой совокупности реквизитов, например: автору поручения, сроку исполнения, исполнителю и т.д. Поэтому можно быстро получить перечень поручений, имеющих определенный срок исполнения, для осуществляя текущего контроля или проведения предварительной проверки хода исполнения. При этом в любой момент можно распечатать для представления исполнителям и руководству систематизированную информацию. Системы автоматизации делопроизводства позволяют не только вводить поручении, в удобном виде хранить информацию о них, быстро искать. Необходимые поручения и формировать отчеты. В них также можно добавлять и хранить информацию о ходе исполнения, полученную в результате проведения предварительной проверки. Пользователи, имеющие соответствующие права, могут отметить поручение как снятое с контроля и внести итоговую информацию об исполнении.
Второй вариант. Системы автоматизации нацелены не на то, чтобы автоматизировать отдельные функции делопроизводства, а на то, чтобы максимально автоматизировать все этапы работы с документами и сократить объем и обмен документами и их копиями на бумажном носителе.
При таком подходе рабочие места системы автоматизации устанавливаются не только сотрудникам службы ДОУ и ответственным за делопроизводство в структурных подразделениях, но и всем сотрудникам, вовлеченным в работу с документами, в том числе и руководителям. Это дает существенные преимущества: - не нужно снимать копии с документов и предавать их исполнителю. РКК вместе с электронными копиями документов после регистрации и ввода поручения автоматически пересылаются исполнителям в соответствии с реквизитами вынесенного поручения. пересылка поручения осуществляется мгновенно, при этом специальные оповещатели или уведомления позволяют исполнителю оперативно узнавать о поступлении новых поручений.
В итого исполнитель моет быстрее приступить к работе. исполнитель может сам отчитываться об исполнении. При этом контролер только просматривает, как отчитался исполнитель, и связывается с ним только в случае отсутствия отчета об исполнении. В результате экономится достаточно много времени, которое раньше тратилось на лично или телефонное общение. сотрудник, осуществляющий контроль, может быстро найти любые поручения или получить их выборку по определенному набору реквизитов. Также большинство систем автоматизации позволяет контролеру направить напоминания исполнителям.
Доступ к одной РКК могут иметь сразу несколько пользователей, при этом у них могут быть разные права на работу с данной РКК. Например: - регистратор может регистрировать документы, создавая в системе РКК.
руководитель будет иметь право просмотра РКК, ввода и снятия с контроля поручения. исполнители – просмотреть РКК и внести отчет об исполнении поручения. контролер – право просмотра РКК, внесения информации о ходе исполнения поручения и снятии его с контроля. ряд пользователей системы будет иметь доступ только на просмотр РКК, а другой части пользователей системы данная карточка может быть недоступна даже для простого просмотра. При такой логике работы каждый пользователь будет вносит в систему только свою «порцию» информации, а информация об одном документе и всей работе с ним накапливается в одной РКК.
Контроль Исполнения Поручений
Поэтому службе ДОУ не потребуется запрашивать информацию о документе у разных сотрудников и затем вводить ее повторно в одну регистрационную форму. каждый исполнитель может мгновенно просмотреть весь перечень поручений.
Находящихся у него на исполнении, что позволяет быстро оценить объем работ и эффективнее распределить свои усилия. руководители, работающие в система автоматизации, могут в любой момент самостоятельно проверить, как исполняют поручения сотрудники организации и насколько они загружены. 5 Задачи службы контроля Объем документов и количество поручений в разных организациях варьируется. Поэтому количество сотрудников, выполняющих функцию контроля, зависит, в первую очередь, от объема работы, то есть объема контролируемых поручений и выбранного способа осуществления контроля.
Если объем контролируемых поручений поручений велик, то в составе службы ДОУ может быть создана группа контроля. При незначительном объеме поручений контроль осуществляет определенный сотрудник, или даже какой-либо из сотрудников совмещает функции контроля с другими функциям, например, регистрации документов. Служба ДОУ в основном контролирует поручения высшего руководства организации, а также поручения вышестоящих организаций. На практике поручения создают не только руководитель организации и его заместитель, но и руководители структурных подразделений.
При этом большинство поручений в организациях движется сверху вниз, то есть руководитель организации пишет поручение своему заместителю или начальнику самостоятельного подразделения, например, департамента, руководитель департамента дальше перепоручает исполнение руководителю управления, руководитель управления – руководителю отдела, а уже руководитель отдела – конкретному исполнителю или исполнителям. Эта цепочка может быть и короче: все зависит от размера организации и ее структуры. Кроме того, руководитель структурных подразделений могут не только «перепоручать» исполнение поручений вышестоящего руководства, но также сами создавать поручения, например, на основе адресованных им докладных записок.
Но возникает вопрос: нужно ли контролировать поручения руководителей подразделений. Правильным будет возложить данную функцию на ответственных за делопроизводство в структурных подразделениях или секретарей руководителей подразделений. И причин этому несколько: - во-первых, нерационально организовать возвращение документов по несколько раз в одно и то же место обработки. Если служба ДОУ контролировала.
Бы поручения не только высшего руководства, но также поручения руководителей подразделений, то один и тот же документ приходилось бы несколько раз возвращать в службу ДОУ для занесения в контрольную форму информации о поручении. Но этот вариант нерационален. во-вторых, контроль за исполнением поручений руководителя одного подразделения, как правило, не занимает огромного количества времени, поэтому функцию контроля можно добавить к должностным обязанностям ответственного за делопроизводство в структурном подразделении или секретаря руководителя. При этом руководитель намного быстрее будет получать информацию о состоянии исполнения его поручений. Поэтому наиболее рационально контроль за поручениями высшего руководства, в том числе руководителей вышестоящей организации, возложить на службу ДОУ, а контроль за поручениями руководителей подразделений – на сотрудников этих подразделений, ответственных за ведение делопроизводства.
Вывод: При организации контроля необходимо проанализировать: 1. Контроль за исполнением чьих поручений осуществлять. Объем работы по контролю за исполнением данных поручений.
Определить, какие сотрудники будут осуществлять контроль за исполнением поручений, и исполнение чьих поручений они будут контролировать. Далее необходимо выбрать один из способов осуществления контроля за исполнением поручений. Если будет выбран ручной способ контроля, то необходимо проработать и утвердить форму РКК. Если контроль предполагается осуществлять с помощью система автоматизации, то необходимо выбрать наиболее подходящую для ваших задач систему и обязательно указать в нормативном документе, что контроль осуществляется с использованием данной системы.
6 Основные этапы контроля за исполнением поручений 6.1 Первый этап: постановка поручения на контроль В идеальном варианте должно контролироваться исполнение всех поручений, но из-за неравнозначной ценности документов, на основании которых создаются поручения, и немалой трудоемкости данной работы (при большом объеме документооборота) в практике делопроизводства возникало разделение поручений: - на поручения, подлежащие обязательному контролю за исполнением, - и на поручения, контроль за исполнением которых необязателен. Если производит такое разделение поручений, то в организации должен существовать перечень поручений, исполнение которых подлежит обязательному контролю. Данный перечень может входить в состав внутреннего нормативного документа или утверждаться в виде отдельного документа. Всегда ставятся на контроль в службе ДОУ поручения: - вышестоящей организации, - руководства организации, - содержащиеся в распорядительных документах. Сроки исполнения документов могут быть типовыми и индивидуальными. Срок исполнения – срок, установленный нормативно-правовым актом, организационно-распорядительными документами или резолюцией Типовой срок – срок исполнения, установленный нормативно-правовым актом. Индивидуальный срок – срок исполнения документа, установленный организационно-распорядительными документами организации, руководителем в резолюции.
Типовые сроки исполнения поручений устанавливаются законодательными или иными нормативными правовыми актами. Например Федеральный закон от № 59-ФЗ «О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации» содержит типовые сроки рассмотрения письменных обращений. Граждан, поступивших в государственный орган, орган местного самоуправления или должностному лицу. Некоторые типовые сроки содержатся в Типовом регламенте внутренней организации федеральных органов исполнительной власти, утвержденном постановлении Правительства Российской Федерации от № 452. На основании этих актов в организации разрабатывается перечень типовых сроков исполнения поручений и документов, который может являться частью внутреннего нормативного документа или отдельным документом. Типовые сроки исчисляются в календарных днях. (Приложение 3).
Индивидуальные сроки исполнения указываются в поручении (резолюции) руководителя или в тексте распорядительного документа. При постановке документа на контроль информация о поручении и документе, на основании которого поручение создано, заносится в регистрационно-контрольную форму. Если выбран ручной способ контроля, то используется бумажная РКК, если электронный – то информация заностися в электронную карточку или электронную таблицу (например, Мs Excel). Данные должны вноситься в регистрационно-контрольную форму в тот же день, когда было создано поручение. Кроме того, в верхнем правом углу документа, на основании которого создано поручение, делается отметка о контроле в виде буквы «К» или слова (штампа) «Контроль» (Приложение 4). Для реализации первого этапа необходимо определить и затем регламентировать следующие процессы: 1. Перечень поручений, которые подлежат контролю.
Если существует несколько участников работы с поручениями (например, служба ДОУ и ответственные за делопроизводство в структурных подразделениях), то необходимо определить: - какие поручения ставятся на контроль в службе ДОУ; - какие поручения руководителей структурных подразделений ставятся на контроль. 6.2 Второй этап: проверка своевременности доведения поручения до конкретных исполнителей Регистрационно-контрольные формы и сами документы, на основании которых созданы поручения (или их копии), должны передаваться исполнителями, как правило, в течение суток. А срочные и оперативные – незамедлительно.
Контроль Исполнения Поручений В Excel
При этом порядок передачи во многом будет зависеть от выбранного способа контроля. Если выбран ручной способ контроля или используется система автоматизации без ее установки у непосредственных исполнителей, то придется передавать: - копию бумажной РКК, а также - оригинал или копию документа на бумажном носителе. Оригинал передается ответственному исполнителю, а копии – соисполнителям. При этом желательно, чтобы исполнитель, получивший документ или его копию, в бумажной РКК, которая остается у контролера, поставил свою подпись, подтверждающую получение документа и информацию о поручении.
Если в организации используется система автоматизации и электронного документооборота, установленная у всех сотрудников, вовлеченных в работу с документами, то передача электронных РКК (с информацией о поручении и электронной копией документа) осуществляется с помощью самой системы. При этом поручение сразу после его ввода в систему автоматически пересылается исполнителю. В этом случае исполнитель должен своевременно просматривать уведомления о поступлении новых документов и входить в систему электронного документооборота не реже одного раза в день. Данная обязанность исполнителей должна быть закреплена во внутренних нормативных документах организации. Если это сделано, то ответственность за несвоевременное ознакомление с поручением полностью ложится на исполнителей.
Есть записывала все их действия в системе. Это позволит в любой момент узнать, каким пользователем и когда поручение было введено в систему, а также просмотрел ли поручение исполнитель и когда он это сделал. Для организации второго этапа необходимо определить и затем регламентировать следующие процессы: 1.
Период времени, в течение которого поручение должны передаваться исполнителю. Форму передачи исполнителю информации о поручении и документа, на основании которого создано поручение. Сотрудников, ответственных за передачу поручений исполнителю. Каким образом будет подтверждаться факт получения исполнителем поручения.
Если поручения передаются с помощью системы автоматизации, то необходимо закрепить обязанность исполнителей проверять поступление поручений в системе определенное количество раз на протяжении рабочего дня. 6.3 Третий этап: предварительная проверка и регулирование хода исполнения поручения Если контроль организован, то на протяжении всего срока исполнения поручения сотрудники, осуществляющие контроль, проводят регулярные проверки хорда исполнения. Их результаты заносятся в регистрационно- контрольные формы. Форма проведения предварительной проверки во многом зависит от способа осуществления контроля. Если использован ручной контроль, то предварительная проверка чаще всего осуществляется следующим способом.
Из сроковой картотеки контролер вынимает РКК поручений, срок которых заканчивается через определенный период (например, через 5 дней), и связывается (обычно по телефону) с исполнителями, узнает у них информацию о ходе работ, а затем вносит ее в РКК и возвращает карточку в сроковую картотеку. В данном случае в организации должны быть закреплены сроки проведения предварительных проверок. Обычно их устанавливают следующим образом: - поручения последующих лет – не реже одного раза в год; - поручения последующих месяцев текущего года – не реже одного раза в месяц; - поручения текущего месяца – каждые 10 дней и за 5 дней до истечения срока. Если контроль за исполнением поручений автоматизирован, а система установлена только у контролеров, то предварительный контроль осуществляется следующим образом. Контролер с помощью системы в автоматизированном режиме формирует напоминание, содержащее информацию о поручениях конкретного исполнителя, и передает его исполнителю в бумажном или в электронном виде, отсылая его по электронной почте. Формат данного напоминания должен быть регламентирован во внутреннем нормативном документе. Должны указываться в напоминании.
Например, напоминание может: - формироваться еженедельно, по понедельникам, и - включать поручения, которые должны быть исполнены на текущей и следующие неделе. (Приложение 5). Если в организации используется система автоматизации, в которой работают и сами исполнители, то предварительная проверка обычно осуществляется следующим образом. Исполнители в система автоматизации всегда могут самостоятельно получить перечень поручений, которые они должны исполнить.
Причем они могут отсортировать и отфильтровать перечень контрольных поручений по любому реквизиту. В данном случае потребности в напоминании нет. Самое главное – закрепить во внутреннем документе обязанность исполнителей ежедневно просматривать в системе перечень поручений, которые находятся у них на исполнении. Также необходимо обязать исполнителей вносить актуальную информацию (отчет) о проведенной работе по исполнению поручения в систему. Например, если исполнитель начал работать над поручением, то он должен отметить это в системе. Выполнил 50% - обязан внести в систему эту информацию с подробным указанием, что уже сделано и т.д. Контролер всю информацию о ходе исполнения поручений получает непосредственно из системы, не проводя опрос исполнителей.
Поэтому контролеру остается формировать в системе отчет об исполнении поручений, просматривать данные, внесенные исполнителями, и осуществлять опрос только тех из них, кто не начал исполнять поручения или вовремя не внес соответствующую информацию в систему. То есть получается.
То при данном способе предварительная проверка хода исполнения поручений занимает минимум времени у контролеров. Большинство систем автоматизации позволяет формировать напоминания. Но чаще всего они доступны исполнителям только в системе.